Десять вопросов, которые следует задать перед началом нового проекта

Проекты могут не «взлетать» из-за разных факторов, но часто непохожие друг на друга неудачи имеют под собой сходные проблемы. На какие вопросы нужно ответить, чтобы начиная новый проект избежать сложностей, слушателям СКОЛКОВО Executive MBA рассказал старший партнёр юридической компании Forward Legal Алексей Карпенко.

Юридические дела – хороший пример проектов. Там тоже есть заказчики, цели, ресурсы, а для успешного выполнения нужно последовательно выполнять определённые действия. Алексей Карпенко (кстати, сам выпускник программы СКОЛКОВО Executive MBA) считает важным выстраивать проектное управление (независимо от того, в какой области оно осуществляется) с помощью ответов на ключевые вопросы, которые он вывел за годы практики.

1) Как результат проекта скажется на интересах других?

Во многих ситуациях люди, начинающие проект, формулируют цель проекта очень просто – «построить», «произвести» или «создать». При этом игнорируется, что цель проекта может нарушать чьи-то интересы. Результат проекта повлияет не только на вас, но и на других людей.

Если ваша идея противоречит чужим интересам, то вряд ли все будут сидеть сложа руки, а не создадут множество проблем, не принятых в расчёт в момент, когда вы начинали проект.

2) Что мы готовы отдать, чтобы достичь результата?

Большинство считает, что плата за проект может быть только одна – деньги. Однако, если вы начинаете какой-то проект, то следует оценить последствия. Помните, что он изменит вашу жизнь, возможно лишив прежнего уровня свободы и покоя, а также потребует больше времени и может создать возможные проблемы для репутации. Поэтому оцените какую цену вы готовы заплатить.

3) Кто ваши конкуренты, а кто ваши партнёры?

Проект вы будете вести не в вакууме, поэтому надо изучить всё окружение, чтобы понять кто может навредить планам, а кто поможет достичь результата. Важно оценить насколько люди в вашей проектной команде на вашей стороне, чтобы не вышло так, что о всех ваших шагах будут узнавать конкуренты. Но не нужно и переусердствовать, полностью меняя команду в противоречивых ситуациях, ведь тогда вы лишитесь поддержки и тех, кто мог бы вам помочь.

4) Какие ресурсы у вас есть?

Перед запуском проекта всегда есть риск неверно оценить имеющиеся ресурсы, особенно наличие денег, людей и времени. Подавляющее большинство неудач на проектах происходит по причине неудачного выбора команды. В проекте люди это главное. Ближайшие и лояльные люди могут хорошо разбираться в том, что они сделали раньше. Но если у них не достаёт компетенций в сфере нового проекта, следует лишний раз подумать, брать ли их в команду или подыскать новых членов с соответствующей экспертизой.

5) Какая задача самая срочная?

Перед стартом любого проекта, перед поиском ресурсов нужно сесть и задаться вопросом: «Есть что-то что нужно сделать прямо сейчас?» Можно выработать хорошую стратегию проекта, просчитавшись в мелочи, способной поставить крест на реализации всей затеи. Например, в случае с юридическими делами команды часто забывают проверить сроки подачи иска/жалобы/апелляции, и опозданием обессмысливают всю работу.

6) Какова реальная история проекта?

Руководитель проекта не может принимать адекватные решения, если он не знает, что на самом деле происходит в проекте. Точно так и команда не сможет эффективно работать, если не понимает реальное положение дел.

7) Создан ли единый перечень источников информации для проекта?

Поддерживайте единое информационное поле проекта. Если в вопросах информации будет бардак, то это неизбежно повысит издержки проекта. Когда все подразделения будут действовать автономно, то проект может завершиться успешно, но цена его будет чрезмерно высока.

8) Как будет строиться коммуникация по проекту?

Communication is the key. Важно, чтобы всю ситуацию знал не только руководитель, но и у команды было бы одинаковое видение положения дел. Проект не статичен, поэтому важно следить за изменениями в нём и сообщать всем ответственным сторонам о переменах. Полезным будет выделить менеджера, ответственного за информирование всех остальных.

9) Кто принимает решение по проекту?

Проекты часто буксуют, дорожают или вообще проваливаются из-за непроработанной системы принятия решений. Стратегия проекта часто строится с учётом чёткого разделения ответственности между разными людьми. Если в процессе реализации оказывается, что на самом деле решение (и ответственность за них) несут не те, кто предполагалось – у проекта мало шансов на успешное завершение.

10) Какие ошибки совершали те, кто работал с темой до вас?

Если вдруг вы начинаете заниматься проектом, за который до вас был ответственен кто-то другой, то нужно сперва узнать в чём причина того, что этот другой больше не при делах. Вполне возможно, что ваш предшественник делал всё «по науке», но столкнулся с трудно угадываемыми «подводными камнями» в отношениях с заказчиком.