Шесть правил и принципов проектной работы Оргкомитета «Сочи-2014»

О том, какими правилами руководствовался Оргкомитет «Сочи-2014», реализуя проект подготовки к зимним Олимпийским и Паралимпийским играм, и об уроках, извлеченных из этого опыта, на выступлении для студентов MBA  в бизнес-школе СКОЛКОВО рассказала Марина Починок, экс вице-президент Оргкомитета Сочи 2014  по персоналу и волонтёрам.

Игры в Сочи в 2014  – один из наиболее масштабных проектов в истории современной России. Зимние игры предстояло провести в субтропиках, в городе, где на момент победы российской заявки, не было достаточной спортивной инфраструктуры, а уровень имеющегося сервиса можно было описать словами Довлатова “Это еще не сервис, но уже не хамство”.

Ключевой операционной задачей команды Оргкомитета было создание идеально налаженного механизма, работающего от момента, когда потенциальный зритель  узнает о спортивном событии, до дня, как он уедет после соревнований c позитивными эмоциями. Необходимо было отработать все детали сервиса на каждом из 152 этапов, которые находились в поле ответственности команды. Организаторы должны были решить огромное количество вопросов от медицины, питания, транспорта участников до улучшения городской среды Большого Сочи.

В проектной работе, как и в спорте очень важны правила игры. Правила вносят ясность в процесс и взаимодействие, отвечая на вопрос “как мы работаем?”  Необходимо заранее определить рамки и придерживаться их, чтобы механизм проектной команды работал более слаженно. Вот некоторые из принципов, использовавшихся сотрудниками Оргкомитета «Сочи-2014» и которыми Марина Починок поделилась в своей лекции:

1) Соблюдение сроков – дело чести и достоинства.

Если ты  «подписался» под сроками выполнения задачи – их нужно придерживаться. Перед принятием решения о сроках ты можешь с ними не согласиться, внести поправки и предложения. Но пообещав сделать задачу к определённому моменту, каждый член команды должен был обеспечить выполнение этого обещания.

2) Работа функции равна работе в команде.

Важно не только то, как ты выполняешь свою рабочую функцию, но и то, как ты выполняешь общие проектные цели и задачи в сотрудничестве с остальными.

3) Ошибки — это опыт.

Не стыдно ошибаться, вынося из произошедшего уроки и исправляя ситуацию. Но если ты сделал ошибку никому о ней сказав – это приведёт к печальным последствиям для проекта и для тебя.

4) Проект не завершён, даже если он «почти» готов.

Горнолыжник может идеально и сосредоточенно пройти сложную трассу почти до самого конца. Но, если он расслабится, предвкушая финиш за последним поворотом, то вероятность провала резко вырастет из-за потери концентрации. Так и в проектной работе: если работа выполнена на 99 процентов, то она ещё не выполнена.

5) На проекте нет «чужих шайб».

Человек может не отвечать за какой-то фронт работ, но если появляется задача, для и для её решения требуется участие этого сотрудника, то говорить, что это не отмечено в должностной инструкции – нельзя.

6) Проект можно только выполнить.

На выполнение проекта часто влияют внешние обстоятельства. Но какими бы они ни были, необходимо прилагать все усилия для того, чтобы выполнить задачу. Нужно искать ресурсы, где это возможно и невозможно, придумывать максимально креативные решения.

Одним из инструментов, использовавшимся Оргкомитетом в проектной работе, стал метод контрольных точек. Этот метод позволяет разбить весь путь реализации проекта на тысячи пунктов и отслеживать то, как эти пункты достигались. Методика помогала решать проблемы, возникающие по ходу, мониторить прогресс и строить прогнозы на достижение следующих целей. Такие точки позволили фиксировать и понимать, когда будет получен результат, кто ответственен за его достижение, кто подтверждает, что этот итог соответствует требованиям, а также кто принимает результаты работы.

Оргкомитет «Сочи-2014» – организация, учреждённая Олимпийский Комитетом России для проведения Олимпийских и Паралимпийских игр в Сочи. 

Марина Починок – эксперт по управлению организациями и управлению изменениями. Имеет опыт работы на топ позициях во многих компаниях таких, как Philips, THKBP, Сбербанк, Кидзания. Работала вице-президентом по персоналу и волонтёрам Оргкомитета «Сочи-2014». В настоящий момент Марина Починок является экспертом по управлению персоналом МОК и консультантом по управлению.

О том, как опыт, вынесенный из работы в Оргкомитете, можно успешно применить и в «неолимпийской» деятельности, можно прочитать в этой публикации, подготовленной по мотивам выступления Марины Починок.