Как наладить систему управления знаниями в организации?

Лучшие практики в компаниях далеко не всегда одинаково хорошо используются всеми сотрудниками, потому что знание об этих практиках неравномерно распределено по организации. О том, к каким форматам прибегают для управления знаниями в компании САП СНГ, на выступлении в бизнес-школе СКОЛКОВО рассказала экс-гендиректор компании Наталия Парменова.

Управление знаниями – это работа по двум главным направлениям:

– Грамотная организация физических носителей информации. Следует упорядочить имеющиеся в распоряжении книги, файлы, учебные курсы, базы знаний.

– Работа с людьми. Фокусироваться нужно на том, какими навыками они обладают, как распоряжаются имеющейся информацией и насколько эффективно используют её.

Вероятность успеха проектов управления знаниями в компании повышается при соблюдении следующих требований:

А) Непрерывность процесса. Если система работает два месяца, потом прекращает, а затем вновь запускается, то выхлопа от её работы будет мало. Организация и люди в ней постоянно меняются, соответственно управление знаниями должно гибко и последовательно реагировать на происходящие изменения.

Б) Наличие спонсора – ключевого стейкхолдера. Критически важно, когда в компании есть топ-менеджер, понимающий необходимость и важность процесса. Такой человек должен обладать существенными полномочиями, которые помогут при запуске проекта и позволят преодолеть внутреннее сопротивление организации.

В) Популяризация проекта внутри организации. Даже если в вашей компании уже накоплена уникальная экспертиза и есть система сохранения и передачи знаний – ваши сотрудники могут не знать о ней и вновь и вновь сталкиваться с трудностями, для преодоления которых был разработан этот инструментарий. Поэтому очень важна системная работа по обнародованию и донесению результатов деятельности системы управления знаниями.

Несколько эффективных форматов, которые внедрялись в компании САП с целью улучшить управление знаниями:

Morning Academy. Это формат, в котором опытные сотрудники делятся своим опытом с новичками, ускоряя процесс их адаптации внутри компании. Для «учителей» такой подход тоже полезен, ведь он позволяет быть в тонусе и удерживать в памяти мелкие детали своей экспертизы.

 «Умный понедельник». Когда количество тренингов в организации превышает критическую точку, это может внести сумятицу в общую схему работы организации. Полезным может оказаться выделение конкретных временных рамок, которые отведены для обучения. В САП СНГ определили такой отрезок времени в понедельник и всячески поощряли обучение сотрудников именно по понедельникам. Вместе с этим предложения о проведении различных семинаров и прочих учебных мероприятий в другие дни не приветствуются.

 Единое окно знаний. Многообразие способов донесения информации до сотрудников приводит к путанице. В этом случае будет полезным выработать вариант систематизации всех знаний, например, на одной странице портала. Можно сделать разбивку информации по позициям в компании, чтобы, например, работник отдела продаж видел информацию нужную для своей работы, а менеджер проектов – для своей.

 План развития на год и отражение в KPI. Сотрудник выбирает нужные ему знания и фиксирует механизм их освоения в своём плане развития. Это может быть изучение конкретной темы в течение недели через три месяца после начала нового отчетного периода. План развития рассматривается руководством, и его положения вписываются в KPI сотрудника. Участие в обучении непосредственно влияет на поощрение сотрудника по итогам года.

 Экспертиза информации, предназначенной для внесения в базу знаний. Во многих компаниях базы знаний представляют собой площадку, где ценная информация соседствует с бесполезной. В SAP нашли выход из этой ситуации. В компании есть много подструктур со специфическими типами деятельности. Из каждой такой группы компания выделила по одному заинтересованному и компетентному человеку и включила их в специальную группу. Группа регулярно собирается для обсуждения новых документов и материалов, имеющих ценность для организации в целом. Если группа посчитает, что предложенная информация стоящая – она заносится в базу. Это позволяет оперативно обмениваться знаниями и внедрять полезные новинки, а также уберегает базу знаний от «замусоривания».

САП СНГ- подразделение компании SAP SE, занимающейся производством программного обеспечения для организаций. Согласно собственным оценкам компании, количество сотрудников составляет порядка 1,300 человек, из которых около 300 присоединились к команде за последний год, что в том числе обуславливает необходимость внедрения системы передачи знаний и опыта.

Наталия Парменова – бывший генеральный (до октября 2018г.) и исполнительный (2013-2017гг.) директор ООО САП СНГ.  Наталия прошла обучение на программе MBA (1999-2000) и программе для высших руководителей «Transition to General Management» (2015) в INSEAD.