Как извлечь максимум из каждого проекта и не повторить ошибок в будущем?

Мы часто отказываемся потратить время на осмысление извлеченных уроков уже закончившегося проекта – и упускаем возможность пополнить багаж знаний, рискуя вновь наступить на те же грабли.

Мы представляем отрывок из книги “Fail Better: Design Smart Mistakes and Succeed Sooner” Анджали Састри и Кары Пенн, где авторы специально для Be in Trend передают основную идею исследования и  дают конкретные советы командам для извлечения уроков на будущее. Отличное руководство к действию для лидеров проектных команд!


Помимо непосредственных материальных результатов работа над проектом открывает новые возможности, которые также нуждаются в анализе.

Вспомните, через что прошла ваша команда. Определите возможности, активы, навыки и знания, полученные всей командой и отдельными ее членами во время работы над проектом.

Что вам удалось улучшить? Это можно понять, спросив себя, какие знания, полезные для будущих проектов, приобрели вы и члены вашей команды.

Некоторые из ваших собственных новых знаний и умений имеют значение для всей команды. Среди них можно выделить умение сообща анализировать неоднозначные данные, например разбирая прошедшее трудное совещание с клиентами, а также способность решать сложные задачи, такие как организация и проведение мероприятий или создание эффективного контента и материалов.

Некоторые полученные знания могут носить исключительно индивидуальный характер, например, один из членов команды может освоить новое программное обеспечение, улучшить свои навыки опроса фокус-групп или проведения количественного анализа. Задумайтесь, какие технические, коммуникативные, управленческие и лидерские навыки вы сможете использовать в будущем. Выясните, какие потенциально полезные знания по насущным и фундаментальным проблемам получили ваши коллеги.

Команда также может получить такие преимущества, как улучшение отношений с различными заинтересованными сторонами, статуса в компании или положения в отрасли.

Выпишите все уроки, о которых вы вспомнили.

Взглянув на свою команду под таким углом, вы можете понять, каких навыков, знаний и активов ей не хватает. У вас появились некоторые идеи о дальнейшем пути развития своей команды? Заострите на этом внимание и не забудьте о недостающих навыках.

Разбирая отношения и активы, которые вашей команде удалось создать или укрепить, уделите особое внимание тем, в которые нужно продолжать вкладываться, — это могут быть навыки, которые невозможно сохранить без постоянной практики, или связи внутри компании, которые нужно постоянно поддерживать.

Не забудьте об обратной стороне медали: нет ли необходимости в восстановлении контактов с заинтересованными сторонами или другими лицами, нарушенных в ходе работы над проектом?

Совершенствуйте модели поведения в команде

Раскройте возможности для совершенствования модели поведения команды, опираясь на ее опыт в целом и опыт каждого ее члена. Полезные советы можно услышать от людей, независимо от их положения в иерархии, поэтому не следует пренебрегать мнением людей с «периферии».

Спланируйте процесс, который подойдет вашей команде с учетом временных рамок. Не следует его слишком растягивать. Многие из предложенных ниже мер можно принять быстро и без лишних формальностей.

Примерный план выявления возможностей для совершенствования

Назначьте специальное собрание команды, посвященное обсуждению успешных и изживших себя процессов. Подчеркните необычность этой встречи: проведите ее в непривычное время или в новом месте, чтобы показать, что это не очередное будничное совещание. Вам предстоит критически, но конструктивно проанализировать недавно завершенный проект.

Четко выскажите свои намерения. Накануне, в ходе и после собрания ясно дайте понять, что дискуссия носит конфиденциальный характер. Крайне важно преодолеть свойственное всем людям нежелание углубляться в обсуждение отрицательных сторон. Постарайтесь создать атмосферу, в которой все участники совещания будут нацелены на достижение поставленной цели. В некоторых коллективах даже существует специальная терминология для таких ситуаций. Например в армии перед подобными обсуждениями принято говорить: «Оставьте свои погоны за дверью». Чтобы подчеркнуть, насколько важно оставить обмен обвинениями в стороне, установите общие правила, которые помогут держать обсуждение в заданных рамках.

Начните совещание с напоминания собравшимся о результатах и ходе проекта. Подготовьте раздаточный материал или в самом начале собрания запишите на доске основные моменты, чтобы обратить внимание коллег на те стороны проекта, которые были успешнее или, наоборот, пострадали в результате вашей коллективной работы. Если команде удалось наладить отличное взаимодействие со всеми заинтересованными сторонами, то как именно? Если качество продуктов и материалов проекта было выше, чем обычно, то какова в этом роль команды? Подобным образом следует отнестись и к тому, чего вашей команде не удалось достичь.

Обратитесь к каждому из собравшихся с вопросом, о чем вы должны помнить в следующий раз? Чего вам никогда не следует повторять?

Если есть возможность, постарайтесь сделать обсуждение максимально веселым и креативным. Например, вы могли бы составить анонимный список лучших и худших моментов в работе над проектом. Также собравшиеся могут записать на зеленых, желтых и красных стикерах те подходы, примеры поведения или действия, которые, по их мнению, помогли или навредили проекту. Или, например, перед совещанием каждый член команды может написать несколько строк о том, что ему особенно запомнилось в работе над проектом.

Посвятите следующую часть собрания обсуждению того, что пригодится в работе над будущими проектами. Проанализируйте все высказанные идеи, выделив стоящие правила, приемы, рекомендации и советы команды. Затем совместно примите решение. Наиболее простым способом будет распределить все действия команды по категориям «сохранить», «добавить», «устранить», «изменить».

Список этих действий не должен быть длинным. Уделите основное внимание тому, что всем кажется важным. Как это сохранить? Разобравшись с приоритетами, обсудите с командой, как реализовать предложенные перемены. Что поможет вашей команде закрепить новую модель поведения? Что нужно сделать, чтобы избавиться от старого подхода, и нужно ли будет вам заменить его новым? Постарайтесь, чтобы все поняли, с чем связана та или иная перемена.

Наконец, составьте протокол собрания и раздайте членам команды список предложенных преобразований в том формате, который покажется вам наиболее предпочтительным. В некоторых командах придумывают девизы или «визитные карточки». Одна из команд, с которыми мы работали, выбрала своим талисманом мягкую игрушку как символ их стремления учиться. Некоторые команды составляли контрольные списки, другие обращались к более формальным памяткам или разрабатывали пошаговые руководства для тех, кто придет им на смену. Иногда достаточно простого электронного письма, которое будет храниться в архиве вашей команды. Главное — зафиксировать общие мысли о том, какие изменения необходимы для успеха в будущем. Это пригодится в начале работы над следующим проектом: вы будете знать, к чему стоит стремиться вашей команде и почему.

Если ваша команда продолжит работать в том же составе, извлекайте уроки из своего опыта, вместе решая, что следует сохранить, что отбросить и как не сбиться с верного курса. Если в следующем проекте будет участвовать новая команда, выберите несколько уроков, которые вы хотите перенести в новые проекты, и обменяйтесь идеями, как внедрить, поддержать и сохранить необходимые изменения в последующих командах.

 

Перепечатано с разрешения Harvard Business Review Press.
Процитировано с сокращениями из Fail Better: Design Smart Mistakes and Succeed Sooner (Анджали Састри и Кара Пенн
Harvard Business Review Press, 2014 г.
Все права защищены.